Cultura paperless: o que é e quais os benefícios do movimento?

Da forma como percebemos, a digitalização é uma das principais tendências para o futuro das empresas, e isso é muito positivo. Afinal, quanto maior o índice de digitalização, maior tende a ser a eficiência operacional de um negócio, que se torna mais ágil, rápido e prático na realização de suas rotinas. Por isso, elaboramos este post sobre a cultura paperless.

O nosso objetivo é explicar os principais benefícios e curiosidades desta inovação sustentável. Aqui, você entenderá o que é a cultura paperless, quais as suas vantagens e, por fim, o que você pode fazer para implementar esse modelo na sua gestão. Acompanhe!

O que é a cultura paperless?

A cultura paperless nada mais é do que a cultura sem papel. O grande objetivo desse movimento, como sugere o nome, é incentivar a redução ou eliminação completa do uso de papel no ambiente de trabalho. Basicamente, é uma inovação que vem na esteira de boas ideias de sustentabilidade, buscando estimular a eficiência por meio da adoção de novas tecnologias.

O melhor exemplo é a assinatura eletrônica, uma tecnologia que se popularizou muito rapidamente nos últimos anos, sobretudo por conta da pandemia. Tecnicamente, a assinatura eletrônica melhora todos os aspectos da assinatura manuscrita, tornando os processos muito mais ágeis, eficientes e seguros — tudo isso sem abrir mão da segurança jurídica.

Em uma empresa paperless, a assinatura eletrônica substitui documentos, assinaturas e procedimentos físicos. Em vez de custear impressões, materiais de escritório, taxas de motoboy e tarifas de cartório, basta elaborar documentos digitais e, eletronicamente, autenticar. Ou seja, é uma solução que promove economia, eficiência e segurança em uma só medida.

Mas claro, essa modernização precisa ser feita de forma responsável, considerando as particularidades do negócio, e garantindo a escalabilidade e a segurança dessa transição. Hoje, o panorama do mercado é muito positivo para esse tipo de modernização, pois cada vez mais ambientes corporativos, governamentais e pessoais abandonam o papel.

Também vale notar que o ponto central da cultura paperless, que é a adoção de inovação e tecnologia. Da forma como percebemos, sem tecnologia aplicada, não há como aplicar esse conceito da forma adequada. Afinal de contas, o objetivo dessa solução é justamente incrementar a produtividade, abandonando um recurso esgotável (papel) por soluções escaláveis (tecnologia).

Quais os principais benefícios da cultura paperless?

Economia, sustentabilidade, eficiência e muito mais. Em nossa visão, a cultura paperless garante uma série de vantagens para a sua atuação no mercado, e é justamente por contar com tantos benefícios que essa tendência vem ganhando cada vez mais tração no mercado, tanto entre as grandes empresas quanto entre as novas startups — entenda!

Redução do espaço físico

O primeiro benefício é a otimização do espaço, que é um resultado direto da digitalização. Na cultura paperless, a empresa substitui os pesados arquivos e as milhares de folhas de papel pela nuvem e os documentos digitalizados. Isso permite a otimização do espaço dos escritórios, com ambientes mais enxutos e funcionais.

Diminuição de custos

Mais uma vez, retornamos ao bom exemplo da assinatura eletrônica. Com a assinatura física, você gasta com papel, tinta de impressora, taxas de motoboy e tarifas de autenticação de cartório, tudo isso para garantir segurança jurídica a um único contrato. Com a assinatura eletrônica (solução paperless), tudo isso é digitalizado e há uma economia imediata.

Preservação do meio ambiente

Já aqui, temos o lado sustentável da cultura paperless. Afinal de contas, a ideia central do movimento é justamente reduzir ou eliminar por completo a utilização de papel no ambiente de trabalho. Quanto menor a procura por esse recurso, menor será a utilização da madeira para abastecer um mercado com cada vez menos demanda por conta da digitalização.

Otimização de tempo

Novamente, o exemplo da assinatura eletrônica. Sem essa tecnologia, é necessário imprimir, deslocar o contrato para que todas as partes assinem e ainda levar para o cartório para autenticar. Com a tecnologia aplicada, o contrato é gerado, assinado e autenticado digitalmente, eliminando ociosidades, esperas e uma série de outros fatores que acrescentam tempo à operação.

Aumento da segurança

Documentos físicos sempre nos passam a impressão de segurança, mas eles só são tão seguros quanto a forma em que estão armazenados, pois continuam sendo vulneráveis a qualquer tipo de ameaça física, como danos, extravios e furtos. Com a digitalização, tudo é armazenado digitalmente, seja em instância local (HDs, SSDs e afins) ou remota (nuvem, servidores, etc).

Maior agilidade

Por fim, é importante destacar o ganho substancial de velocidade. Como já percebemos, isso fica bem evidente no caso da assinatura eletrônica que, isoladamente, consegue implementar uma solução e eliminar várias etapas em decorrência disso — ou seja, o exemplo perfeito de como a tecnologia bem aplicada pode alavancar a eficiência de um negócio.

Como implementar a cultura paperless nas startups?

Agora que você sabe os principais pontos positivos dessa inovação, é momento de entender como implementar essa cultura na sua operação. Da forma como percebemos, existem, pelo menos, quatro etapas: a digitalização dos documentos físicos, a adoção de tecnologia aplicada, a conscientização e capacitação da equipe, e o armazenamento remoto — confira!

Digitalização

O primeiro passo é digitalizar tudo que é físico, o que faz desta etapa a mais lenta pois está diretamente ligado ao volume de documentos que precisam ser digitalizados. No entanto, é fundamental fazer isso para garantir a fluidez operacional deste ponto adiante, garantindo que tudo esteja acessível digitalmente para a realização dos trabalhos.

Modernização

Com tudo digitalizado, é hora de escolher as ferramentas para alavancar a sua operação. Aqui, as melhores soluções costumam ser plataformas de assinatura eletrônica e de gestão do ciclo de vida de contratos. Com esse tipo de ferramenta, você já garante tanto o acompanhamento detalhado dos seus processos, quanto a agilização na celebração e autenticação de contratos.

Capacitação

Depois de modernizar, é momento de conscientizar a equipe sobre essa mudança e seus benefícios e, logo em seguida, capacitar os colaboradores para utilizarem essas ferramentas. É importante entender que, sem o treinamento adequado, os funcionários não serão capazes de extrair toda a eficiência que essas tecnologias podem oferecer.

Armazenamento

E por fim, a adoção de soluções de backup e armazenamento remoto (a tão falada nuvem). Assim, é possível garantir a integridade, a segurança e a acessibilidade aos dados, minimizando qualquer tipo de risco de segurança a esses arquivos. Dessa forma, a sua empresa evita riscos de danificação e violação dos dados, e mantém tudo protegido e otimizado.

Como pôde ver, a cultura paperless veio para ficar. Com um mercado cada vez mais digital, essa é uma transformação que está acontecendo cada vez mais rápido, sobretudo com a aceleração da transformação digital provocada pela pandemia e seus desafios. Por isso, sempre reforçamos a importância de estar antenado a novas soluções e tecnologias.

Agora que você sabe o potencial da cultura paperless, atualize-se em mais temas para a sua gestão, seguindo as nossas páginas no Facebook, no Instagram, no LinkedIn e no YouTube.